CANAL DE DENUNCIAS. PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué es el canal de denuncias? El canal de denuncias es la herramienta que permite informar de forma confidencial y segura cualquier conducta irregular que pueda estar ocurriendo en la organización como, por ejemplo, actos contra la legalidad, contra el código ético o contra las normas internas.

¿Quién puede formular una denuncia? Cualquier empleado, exempleado, trabajadores en procesos de selección; socios, directivos, contratistas, proveedores y clientes.

¿Puede ser anónima una denuncia? La Ley 2/2023 establece la obligación de ofrecer al denunciante la opción de realizar la denuncia de forma anónima.

¿De qué forma puede la empresa dar a conocer que cuenta con un canal de denuncias? La Ley 2/2023 establece la obligación de comunicar la existencia y funcionamiento del canal de denuncias por medios adecuados. Por ejemplo, por medio de su página web, correo electrónico, folletos informativos, reuniones de trabajo, formaciones, etc. Cuando la empresa dispone de página web, está obligada a dar publicidad de la existencia del canal de denuncias en dicha web.

¿Cómo presentar una denuncia? El denunciante podrá formular su denuncia por cualquiera de los siguientes medios: por medio de la web corporativa, por email, por correo postal ordinario o verbalmente.

¿Está obligada la empresa a informar al denunciante del estado de su denuncia? Sí. La ley establece la obligación de informar al denunciante sobre el estado y resultado de la denuncia, siempre que sea posible y no comprometa la confidencialidad o la eficacia del proceso.

¿La empresa debe nombrar un responsable que gestione el canal de denuncias? Sí. La ley exige que el órgano de administración de la empresa designe a la persona encargada de recibir y gestionar las denuncias, garantizando la confidencialidad y la imparcialidad en su actuación.

¿Qué puesto es el más adecuado para asumir el rol de responsable? No hay una respuesta única a esta pregunta. La única condición exigida por la ley es que sea un directivo de la entidad que realice sus funciones de forma independiente, sin injerencias y de forma autónoma. Sin embargo, algunos criterios que deberán tenerse en cuenta son: la experiencia y formación en materia de cumplimiento normativo, la capacidad de análisis, la confianza y credibilidad ante los empleados y la ausencia de conflictos de interés. Cuando la empresa cuenta con un modelo de compliance penal, la persona adecuada será el compliance officer.

¿Puede la empresa externalizar la gestión de las denuncias? Sí. Un consultor externo puede ofrecer el servicio profesional e independiente de gestión de las denuncias. Este profesional se constituye en un apoyo al responsable del canal de denuncias y en ningún caso le sustituye.

¿Qué diferencias hay entre el gestor de denuncias y el responsable del canal de denuncias? El trabajo del consultor consistirá en recibir, clasificar, analizar e investigar las denuncias, dando cuenta al responsable del canal de denuncias. El trabajo del responsable consiste en supervisar y asegurar el correcto funcionamiento del canal e informar a los órganos competentes sobre las denuncias recibidas y las acciones realizadas.

¿Cómo actuar en el caso de grupos de empresas? La ley permite que los grupos de empresas pueden contar con un canal de denuncias único para todas las entidades que forman parte del grupo.

¿Cómo actuar si la empresa tiene filiales fuera de la Unión Europea? La ley obliga a que estas filiales dispongan de su propio canal de denuncias siempre que sea posible y se someta a la legislación local del país en materia de denuncias. Cuando no sea posible, se informará a la autoridad competente.

¿Qué sanciones pueden ser impuestas por incumplir las obligaciones derivadas del canal de denuncias? Las sanciones pueden producirse por no tener un canal de denuncias o por incumplir las obligaciones relacionadas con dicho canal y están clasificadas de muy graves, graves o leves. Por ejemplo, no disponer del canal de denuncias se considera por la ley como una infracción muy grave que puede acarrear una multa entre 600.000 a 1millón de euros. En los casos de ser cometidas infracciones leves, la sanción ascenderá hasta 100.000 euros.

¿Qué acciones deberán ser realizadas cuando se recibe una denuncia? Cuando se produce una denuncia la empresa deberá tener en cuenta, entre otras, las siguientes obligaciones:

Analizar la pertinencia de la denuncia.
Admitir y registrar la denuncia, en su caso.
Asignarle un código de acceso que permita al denunciante hacer el seguimiento de la denuncia.
Informar al denunciante en el plazo de siete días la admisión o rechazo de su denuncia, así como el plazo estimado para su resolución que no podrá superar los tres meses.
Investigar los hechos denunciados realizando las diligencias necesarias para esclarecer los hechos denunciados y recabar las pruebas que estime pertinentes.
Realizar entrevistas y recabar las pruebas pertinentes.
Apoyarse de expertos externos cuando se considere necesario.
Garantizar la confidencialidad y el anonimato del denunciante.
Proteger al denunciante de cualquier represalia.
Respetar los derechos del denunciado, tales como el derecho a la presunción de inocencia, a la información, a la defensa y a la contradicción.
Realizar un informe con las conclusiones y elevarlo al órgano de administración de la empresa.
Cumplir con la legislación de protección de datos.

En MJ&A podemos ayudarle a implementar un Canal de Denuncias en su empresa y externalizar la gestión de denuncias. Para más información puede descargar el archivo adjunto o contactar con