EL CANAL DE DENUNCIAS NO TERMINA CUANDO SE IMPLANTA. ES ENTONCES CUANDO REALMENTE COMIENZA.

En los últimos años, miles de empresas han implantado un Sistema Interno de Información para dar cumplimiento a la Ley 2/2023. Plataformas tecnológicas, protocolos internos y responsables del sistema forman ya parte de la estructura de muchas organizaciones.

Implantar un canal de denuncias no significa que la organización esté preparada para gestionar una denuncia.

En realidad, la implantación constituye únicamente el punto de partida.

La verdadera eficacia del sistema comienza el día en que una persona decide utilizarlo.

Es entonces cuando aparecen cuestiones que ninguna plataforma puede resolver por sí sola.

• ¿Quién recibe la comunicación?

• ¿Quién decide si debe tramitarse?

• ¿Cómo se preserva la confidencialidad?

• ¿Quién coordina la recopilación de información?

• ¿Cómo se evita un conflicto de interés?

• ¿Quién documenta cada actuación?

• ¿Qué ocurre si la denuncia afecta a un directivo o al propio responsable del sistema?

La respuesta a estas preguntas determina, en gran medida, la solidez del Sistema Interno de Información.

Porque un canal de denuncias no es únicamente una herramienta tecnológica.

Es, sobre todo, un procedimiento de gestión.

Y como cualquier procedimiento crítico dentro de una organización, requiere planificación, metodología, responsabilidades claramente definidas y capacidad de actuación cuando surge una incidencia.

La experiencia demuestra que las mayores dificultades no suelen producirse por la ausencia del canal, sino por la falta de una estructura preparada para gestionar adecuadamente los expedientes que puedan abrirse.

La improvisación, la ausencia de trazabilidad, los conflictos de interés o la adopción de decisiones sin una adecuada documentación pueden comprometer la eficacia del sistema y generar incertidumbre precisamente cuando la organización necesita actuar con mayor rigor.

Por este motivo, cada vez más empresas están evolucionando hacia modelos en los que la Dirección continúa conservando íntegramente su capacidad de decisión, pero cuenta con apoyo externo e independiente para gestionar el procedimiento, coordinar las actuaciones y presentar la información de forma ordenada y objetiva.

Quizá la pregunta más importante no sea si su empresa dispone de un canal de denuncias.

La verdadera pregunta es si está preparada para gestionar correctamente la primera comunicación que reciba.