TENER UN CANAL DE DENUNCIAS NO SIGNIFICA ESTAR PREPARADO PARA GESTIONAR UNA DENUNCIA

Desde la entrada en vigor de la Ley 2/2023, muchas organizaciones han realizado un importante esfuerzo para implantar su Sistema Interno de Información. Se han aprobado protocolos, designado responsables e implantado plataformas tecnológicas que permiten recibir comunicaciones de forma confidencial y segura.

Sin embargo, existe una cuestión que con frecuencia pasa desapercibida.

¿Qué ocurre cuando el canal deja de ser un requisito documental y recibe una denuncia real?

Es en ese momento cuando muchas organizaciones descubren que disponer de un canal no equivale necesariamente a estar preparadas para gestionarlo.

La dificultad rara vez está en recibir la comunicación. La verdadera complejidad aparece inmediatamente después:

• ¿Quién debe analizar la denuncia?

• ¿Quién decide si debe admitirse?

• ¿Cómo se preserva la confidencialidad?

• ¿Quién coordina la recopilación de información?

• ¿Qué ocurre si la denuncia afecta a un directivo o a la propia persona responsable del canal?

• ¿Cómo se documentan todas las actuaciones?

En nuestra experiencia, la mayoría de las incidencias no derivan de la ausencia del canal, sino de la falta de un procedimiento claro para gestionar el expediente una vez recibido.

La improvisación puede generar retrasos, actuaciones contradictorias, pérdida de trazabilidad o conflictos internos que podrían haberse evitado mediante una adecuada organización.

El canal de denuncias no debe entenderse como una herramienta informática.

Debe entenderse como un proceso de gestión.

Y, como cualquier proceso crítico dentro de una organización, necesita responsables, metodología, documentación y criterios de actuación.